Auteursrechten betalen aan werknemers: hoe doe je dat op een fiscaal correcte wijze? Dit artikel geeft weer hoe het fiscaal gunstige regime van auteursrechtvergoedingen kan worden toegepast voor werknemers.

Auteursrechten: het gunstige fiscale regime voor werknemers

 

Sinds de Wet van 16 juli 2008 inzake de fiscale behandeling van auteursrechten en naburige rechten, bepalen de artikelen 17, §1, 5° en 37, 2^e lid van het Wetboek Inkomstenbelasting (WIB) dat vergoedingen voor de cessie (overdracht) of concessie (licentie) van auteursrechten en naburige rechten roerende inkomsten zijn.

 

Met andere woorden: inkomsten uit de overdracht of licentie van auteursrechten worden als roerend inkomen beschouwd. Op dit inkomen moet momenteel slechts 15% belasting betaald worden (namelijk roerende voorheffing), in plaats van het normale progressieve tarief in de inkomstenbelasting.

 

Ook personen met een werknemersstatuut komen in aanmerking voor het fiscaal gunstige systeem van auteursrechten. De Dienst Voorafgaande Beslissingen (of ‘Rulingcommissie’) heeft dit in verschillende van haar beslissingen (of ‘rulings’) erkend. Het fiscale voordeel is dan bedoeld voor de werknemer, niet voor de werkgever.

 

De werkgever aan wie de auteur-werknemer zijn auteursrechten overdraagt moet de roerende voorheffing ‘aan de bron’ afhouden.

 

De berekening van auteursrechtvergoedingen voor werknemers

 

Auteursrechten als percentage van het brutoloon van de werknemer

 

De Rulingcommissie geeft in haar rulings aan dat, wanneer een werkgever aan werknemers een auteursrechtvergoeding wenst uit te betalen, deze berekend moet worden als een percentage van zijn ‘financiële enveloppe’ met een maximum van 25%. De ‘financiële enveloppe’ bestaat enerzijds uit de bruto-bezoldiging vóór sociale zekerheidsbijdragen werknemers en anderzijds uit de auteursrechtvergoedingen. Niet-belaste elementen zoals sociale voordelen, kosten eigen aan de werkgever, enz. zijn uitgesloten van de berekeningsbasis voor de auteursrechtvergoedingen.

 

Deze 25% van de financiële enveloppe is het maximum dat de Rulingcommissie op dit ogenblik aanvaardt. Er moet steeds gekeken worden naar de concrete ‘creatieve tijdsbesteding’ van iedere werknemer (of ieder functieprofiel) aan wie een auteursrechtvergoeding wordt uitgekeerd. In functie van de creatieve tijdsbesteding zal de effectieve auteursrechtvergoeding worden berekend. De creatieve tijdsbesteding van een werknemer hangt in de eerste plaats af van het concrete werk dat de werknemer voor de werkgever verricht. Als een werknemer bijvoorbeeld 90% van zijn arbeidstijd bezig is met het creëren van auteursrechtelijk beschermde werken, dan bedraagt de auteursrechtvergoeding 22,5% van zijn brutoloon (want 90% van 25% = 22,5%). Als de creatieve tijdsbesteding 75% van de arbeidstijd is, bedraagt de vergoeding 18,75% (want 75% van 25% = 18,75%), enzovoort. De creatieve tijdsbesteding wordt door de Rulingcommissie gecheckt aan de hand van o.a. timesheets en andere documenten zoals omschrijvingen in arbeidsovereenkomsten, taakomschrijvingen, vacatures, opdrachtdocumenten, uitgewerkte voorbeelden van auteursrechtelijk beschermde werken en hoe deze tot stand komen, enz. Tegenwoordig aanvaardt de Rulingcommissie bijna nooit meer dat een werknemer zijn volledige arbeidstijd zou besteden aan creatief werk. Elke werknemer zal immers tijd spenderen aan taken zoals vergaderingen, e-mails, telefoons, admin, sales, team management, projectmanagement, support, enz.  Het maximumpercentage van 25% kan in de praktijk dus zelden of nooit worden toegepast.

 

Vergoeding voor auteursrecht: ‘herkwalificatie’ van loon?

 

Meestal wordt bepaald dat de totale financiële enveloppe van de werknemer niet gewijzigd wordt door de toekenning van auteursrechtvergoedingen. De auteursrechtvergoedingen worden dan geacht inbegrepen te zijn in het bestaande bruto-loonpakket. Met andere woorden: in de toepassing van het fiscale regime wordt het bestaande loon van de werknemer opgesplitst in een deel loon (prestatievergoeding) en een deel auteursrechtvergoeding. Het loon gaat dus naar beneden in verhouding tot de uitbetaling van auteursrechtvergoedingen.

Het is echter ook mogelijk om de auteursrechtvergoedingen aan werknemers uit te betalen bovenop het huidige loonpakket (dus als surplus). De auteursrechtvergoeding wordt dan via een opbrutering toegekend bovenop de ongewijzigde bruto-bezoldiging.

Het is van belang dat een van de twee bovenstaande scenario’s goed uitgewerkt wordt in een schriftelijk contract met de werknemer en dat het deel ‘verloning’ (prestatievergoeding) boven de sectoraal vastgelegde barema’s blijft.

 

Auteursrechten: het belang van een schriftelijke overeenkomst

 

Naar de letter van de wet en volgens bepaalde rechtspraak is een schriftelijke overeenkomst geen noodzakelijke voorwaarde om gebruik te maken van het fiscaal voordelige regime voor auteursrechten. Ook uit de feiten of uit andere geschriften kan eventueel worden afgeleid dat er een overdracht of licentie van auteursrechten heeft plaatsgevonden en dat hiervoor een bepaalde vergoeding wordt betaald. De regel dat er voor de overdracht van auteursrechten steeds een geschrift moet zijn, geldt eerder als een bewijsregel dan als een geldigheidsvoorwaarde: de regel geldt als een bescherming voor de auteurs, en kan in principe niet door de fiscus worden ingeroepen tegen de auteur.

 

Toch raden wij aan om steeds een duidelijk contract op te stellen waarin de (con)cessie van de auteursrechten expliciet wordt overeengekomen tussen de werknemer-auteur en de werkgever. Dit kan door een nieuwe arbeidsovereenkomst af te sluiten, of door een addendum toe te voegen aan de bestaande arbeidsovereenkomst, of door een aparte overeenkomst te ondertekenen specifiek voor de uitbetaling van auteursrechtvergoedingen.

 

Auteursrechten en sociale zekerheid

 

Voor de sociale zekerheid worden auteursrechtvergoedingen uitbetaald aan werknemers beschouwd als loon. Er moeten dus sociale zekerheidsbijdragen betaald worden op dergelijke auteursrechtvergoedingen. De auteursrechtvergoedingen voor werknemers zijn dus onder meer ook onderworpen aan de normale regels voor de berekening van het vakantiegeld en de eindejaarspremie.

 

Auteursrechten en werknemers: ruling nodig?

 

Heb je als werkgever een ‘ruling’ nodig om aan je werknemers auteursrechtvergoedingen uit te betalen? In principe is een ruling niet strikt noodzakelijk, maar dit lijkt ons wel sterk aan te raden. Als werkgever wil je je werknemers immers de zekerheid bieden dat de auteursrechtvergoedingen effectief als een ‘roerend inkomen’ beschouwd zullen worden en dat deze vergoedingen later niet door de fiscus zullen betwist worden.

 

Indien u concrete vragen heeft omtrent uw specifieke situatie als werknemer of werkgever, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij helpen u graag voor een eerste analyse, voor het aanvragen van een ruling of voor het bijspijkeren van de contracten met uw werknemers.

 

Zie ons vorig artikel voor meer algemene informatie i.v.m. auteursrecht en belastingen.

 

Bart Van Besien