1. Algemeen

Deze Privacy & Cookie Policy beschrijft de wijze waarop wij bij Finnian & Columba omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens ernstig en leven de toepasselijke wetgeving na, o.a. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”), en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze Privacy & Cookie Policy is op u van toepassing omdat u een klant bent van Finnian & Columba. Bij uw bezoek aan onze website www.finniancolumba.be (hierna de “Website”) zal u gevraagd worden om deze Privacy en Cookie Policy te aanvaarden. Elk verder gebruik van de Website impliceert dat u gebonden bent door deze Privacy en Cookie Policy. Klanten en bezoekers van onze Website worden hierna aangeduid als “Gebruikers”.

Deze Privacy & Cookie Policy kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Wij zullen de nieuwe versie van de Privacy & Cookie Policy dan aan u meedelen en op onze Website publiceren. Een verder gebruik van onze Website nadat u op de hoogte werd gebracht van de vernieuwde Privacy & Cookie Policy geldt als een aanvaarding van de nieuwe Privacy & Cookie Policy.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in naam en voor rekening Finnian & Coluba bvba of individuele advocaten/juristen van Finnian & Columba, omwille van hun wettelijk omschreven bevoegdheden en verplichtingen (o.a. artikel 439 e.v. Ger.W.), omdat u onze Website bezoekt, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of die van de individuele advocaten of juristen van Finnian & Columba (hierna samen de “Diensten” genoemd) en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons of individuele advocaten/juristen van Finnian & Columba verstrekt.

2. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Finnian & Columba BVBA, met adres te K. De Deckerstraat 20A, 2800 Mechelen, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0708.952.907 (hierna “Finnian & Columba” en “Wij”) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens op de Website.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen bepaalde persoonsgegevens van onze klanten en de Gebruikers van onze Website. Deze omvatten meer bepaald volgende gegevens:

Categorie 1: Wij verwerken uw naam, voornaam, en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres, enz.). Deze gegevens worden door ons verwerkt omdat u deze aan ons meedeelt, bijvoorbeeld op het ogenblik dat u contact met ons opneemt via email of via het contactformulier op onze Website.

Categorie 2: Eventueel kunnen ook andere gegevens verwerkt worden indien u deze uitdrukkelijk aan ons meedeelt, zoals uw interesses, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, professionele gegevens (beroep, contractuele relaties, …), gegevens over lidmaatschap, aandeelhouderschap of mandaten in verenigingen of rechtspersonen, bewijsstukken, procedurestukken, correspondentie, financiële gegevens, enz. Deze gegevens kunnen aan ons worden meegedeeld bijvoorbeeld op het ogenblik van contactopname via de Website bij het versturen van emails, of inschrijving voor nieuwsbrieven. Ook hier geldt het meedelen van deze gegevens aan ons en het aanvaarden van deze Privacy en Cookie Policy als toestemming voor deze verwerking.

Categorie 3: Na uw bezoek aan onze Website of contactopname kunnen wij ook uw IP adres registreren. Wij kunnen ook bepaalde profielgegevens van sociale media registreren indien u ons via sociale media contacteert. Het aanvaarden van deze Privacy en Cookie policy geldt als toestemming voor deze verwerking.

Categorie 4: Daarnaast worden bepaalde gegevens verzameld via cookies. Zie hieronder in artikel 11 meer informatie i.v.m. ons gebruik van cookies. Ook hier geldt het aanvaarden van deze Privacy en Cookie policy als toestemming voor deze verwerking.

Finnian & Columba verwerkt in principe geen persoonsgegevens van minderjarigen. Indien er toch persoonsgegevens van minderjarigen zouden worden doorgegeven aan Finnian & Columba, dan is de persoon die deze aan ons doorgeeft hiervoor zelf verantwoordelijk en aansprakelijk. Wij kunnen niet (steeds) controleren of een persoon, bezoeker of klant al dan niet meerderjarig is.

In principe verwerken wij geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, tenzij u deze uitdrukkelijk aan ons meedeelt.

Finnian & Columba garandeert dat alle persoonsgegevens enkel worden ingezien door medewerkers, advocaten en juristen van Finnian & Columba voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie binnen het kantoor. Bovendien rust op deze personen een geheimhoudingsplicht met betrekking tot uw privacy.

4. Rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens

Door uw persoonsgegevens aan ons mee te delen en/of deze Privacy en Cookie policy te aanvaarden, verleent u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Door daarnaast blijvend gebruik te maken van onze Website of onze Diensten, bevestigt u telkens uw aanvaarding van deze Privacy en Cookie Policy.

Daarnaast geldt ook de noodzaak om u de contractueel overeengekomen diensten te kunnen aanbieden (namelijk het leveren van juridisch advies, juridische bijstand of diensten van bemiddeling) als bijkomende rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens Met andere woorden, het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons geldt eveneens als rechtsgrond.

In bepaalde gevallen geldt ook onze wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verwerken als rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

5. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens om de door u gewenste dienstverlening op correcte wijze te leveren, en om u op de hoogte te brengen van updates en andere informatie i.v.m. Finnian & Columba, uw dossier en onze diensten (dit kan ook betrekking hebben op algemene juridische informatie die voor u van belang kan zijn).

Wij verwerken uw persoonsgegevens o.a.:

Voor gegevens van categorie 1: om u de contractueel overeengekomen diensten te kunnen aanbieden.
Voor gegevens van categorie 1 en 3: om de Website optimaal te laten functioneren, o.a. te verzekeren dat elke Gebruiker correct geregistreerd is, inclusief de opname van persoonsgegevens van contactpersonen of verantwoordelijken bij elke Gebruiker.
Voor gegevens van categorie 1 en 2: om u gerichte informatie te verstrekken, zoals e-mails te versturen die u kunnen interesseren (b.v. informatie m.b.t. nieuwe diensten of juridische updates);
Voor gegevens van categorie 3 en 4: om analytisch onderzoek te doen om onze Website te optimaliseren (op technisch en inhoudelijk vlak); Ook om, op basis van anonieme gegevens, de voorkeuren, interesses, surfgedrag en achtergronden van de bezoekers van onze Website in kaart te brengen (voor meer informatie i.v.m. anonieme data, zie hieronder i.v.m. cookies).
Voor gegevens van categorie 1 t.e.m. 4: om eventuele vragen van Gebruikers te beantwoorden en de technische administratie van onze Website te beheren.

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden niet meegedeeld aan derden of gebruikt voor direct marketing, tenzij wij hiervoor uw expliciete voorafgaande toestemming hebben verkregen (“opt-in”) zoals voor de doeleinden uitdrukkelijk vermeld in deze Privacy & Cookie Policy. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door verzending van een e-mail aan info@finnian.be.

Rapportering van geanonimiseerde data naar derden is toegelaten.

We hebben het recht om uw gegevens, bij (vermoeden van) ernstige overtredingen van de wet of van de Algemene Voorwaarden mee te delen aan de bevoegde gerechtelijke diensten of politiediensten (tenzij dit niet toegelaten zou zijn door de wet of door onze deontologische code). Wij kunnen dit ook doen om onze rechten of die van derden te beschermen.

6. Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens worden bewaard voor de periode die noodzakelijk is voor ons om de diensten te leveren.

Deze Privacy & Cookie Policy blijft geldig tussen uzelf en ons tot een van de partijen de contractuele relatie schriftelijk opzegt (opzeg kan per email). Bij beëindiging van de contractuele relatie, zullen wij automatisch uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om deze persoonsgegevens blijvend te bewaren (o.a. wetgeving op bewaren van facturen).

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Finnian & Columba geeft uw gegevens niet door aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen en bevoegdheden of voor de uitvoering van de diensten die wij u verstrekken (bijv. het delen van bepaalde gegevens aan leveranciers van kantoorsoftware, email-clients, enz.; het delen van bepaalde gegevens in het kader van disputen of procedures). Indien bedrijven uw gegevens in onze opdracht verwerken, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een adequaat niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Finnian & Columba blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit verkopen of verhandelen aan derden.

8. Recht van toegang, verbetering, verzet, en overdraagbaarheid

U heeft het recht om op elk moment gratis inzage te krijgen in uw persoonsgegevens. Dit kan door een mail te sturen aan info@finnian.be. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te verbeteren of te wijzigen indien ze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, eveneens door een mail te sturen aan info@finnian.be.

Bij vragen tot toegang of verbetering van gegevens vragen we u om steeds een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen zodat we uw identiteit kunnen verifiëren vooraleer we deze informatie meedelen.

U heeft het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kan door een e-mail te zenden aan info@finnian.be (eveneens met toevoeging van een kopie van uw identiteitskaart). U kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen.

U heeft ten slotte ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kan dit uitoefenen door ons te contacteren via info@finnian.be.

In bepaalde gevallen zal Finnian & Columba niet verplicht zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht. Dit omwille van bijvoorbeeld onze wettelijke verplichtingen, deontologische verplichtingen, of redenen van algemeen belang.

U ben steeds zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan ons meedeelt.

9. Contact: inlichtingen, vragen of klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft i.v.m. de verwerking van uw persoonsgegevens of i.v.m. cookies, dan kan u deze meedelen, ofwel rechtstreeks aan ons (per email: info@finnian.be of via de contactgegevens op onze Website of via het postadres vermeld bovenaan in deze Privacy & Cookie Policy), ofwel aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (dit is de vroegere “Privacycommissie”: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 35, of via de contactgegevens op haar website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Datalekken

Wanneer u merkt of vermoedt dat er een datalek heeft plaats gevonden, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen (per email: info@finnian.be of via de contactgegevens op onze Website of via het postadres vermeld bovenaan in deze Privacy en cookie policy), ofwel met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 35, of via de contactgegevens op haar website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

11. Veiligheid

Wij nemen de veiligheid van uw persoonsgegevens ernstig en hebben maatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om uw persoonsgegevens te beschermen.

Onze Website is uitgerust met een SSL-certificaat (https-verbinding) zodat de communicatie tussen u en onze Website versleuteld is door adequate encryptie-standaarden.

Wij zijn echter niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit uw foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens. U bent zelf verantwoordelijk voor de correcte bewaring en geheimhouding van communicatie, contracten, en adviezen die wij u toezenden, evenals voor de correcte bewaring en geheimhouding van eventuele paswoorden, toegangscodes en andere inloggegevens. Elk onzorgvuldig of onrechtmatig gebruik van deze documenten of gegevens door de Gebruiker of door een derde (tenzij dit veroorzaakt is door een fout van ons) valt buiten onze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Bij verlies, diefstal of onrechtmatig gebruik van deze documenten of gegevens dient u ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.

Onze Website bevat links naar andere websites die wij niet controleren en waarop deze Privacy & Cookie Policy niet van toepassing is. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites.

12. Informatie i.v.m. cookies

12.1. Informatie over ons gebruik van cookies

Cookies zijn kleine tekst- of cijferbestanden die op de harde schijf van de computer van websitebezoekers worden geplaatst. Cookies bevatten informatie zoals bijvoorbeeld de taalvoorkeur van de surfer, zodat hij of zij die informatie niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek aan dezelfde website. Sommige cookies zorgen ervoor dat een website grafisch correct verschijnt, andere cookies zorgen ervoor dat een websiteapplicatie correct werkt, enz.
Onze Website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden en laat ons toe onze Website te optimaliseren. Cookies maken de interactie tussen onze Website en onze gebruikers makkelijker en sneller. Ze helpen u bijvoorbeeld te navigeren tussen de verschillende onderdelen van onze Website. Door u te identificeren via een cookie, hoeft u niet steeds opnieuw dezelfde gegevens in te voeren. Daarnaast gebruiken wij cookies om de inhoud van onze Website te personaliseren en interessanter te maken voor onze gebruikers (bijvoorbeeld door de inhoud aan te passen aan uw persoonlijke interesses). We gebruiken cookies ook om uw surfgedrag analytisch in kaart te brengen (bijvoorbeeld: hoe vaak en hoe lang worden bepaalde pagina’s bezocht, hoe gebeurt de interactie tussen verschillende pagina’s, enz.). Dankzij statistische resultaten kunnen wij onze Website waar nodig verbeteren door in te spelen op de voorkeuren en noden van onze gebruikers.
Cookies en soortgelijke technologieën laten ons niet toe om systematisch gegevens te verzamelen die de gebruikers van onze Website kunnen identificeren. Zij helpen ons de werking van onze Website te verbeteren, de interesses van onze gebruikers beter te beantwoorden, en de doeltreffendheid van de inhoud van onze Website te meten.

12.2. Toestemming

Bij een eerste bezoek aan onze Website zal u gevraagd worden om deze Privacy & Cookie Policy te aanvaarden. Om onze Website optimaal te kunnen gebruiken, dient u de cookies te aanvaarden.
Dit kan via de browserinstellingen, of door onze “Privacy en cookie policy” expliciet te aanvaarden bij uw registratie of bij een bezoek aan onze Website. Voor bepaalde cookies kan dit ook door verder te surfen op onze Website nadat u een “cookie warning” hebt gezien bij het eerste bezoek aan onze Website.
U kan via uw webbrowser bepaalde cookies uitschakelen of blokkeren. Hieronder vindt u voor de meest voorkomende webbrowsers hoe u dit kan aanpakken:
Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=nl&answer=95647
Firefox: http://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren?redirectlocale=nl&redirectslug=Cookies+in-+en+uitschakelen
Safari: https://support.apple.com/nl-be/guide/safari/sfri11471/mac
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/nl-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
Hou er wel rekening mee dat, als u cookies uitschakelt of niet aanvaardt, u (bepaalde delen van) onze Website niet of niet optimaal zal kunnen gebruiken.
Hou er ook rekening mee dat u niet alle types cookies op deze wijze kan aanpassen. Bepaalde functioneel noodzakelijke cookies en statistische cookies kunnen niet aangepast worden, omdat deze cookies nodig zijn om onze Website te laten werken of om algemene informatie te verzamelen over de manier waarop onze gebruikers onze Website gebruiken. De gegevens die we via deze cookies verzamelen zijn steeds anoniem.

12.3. Welke cookies gebruiken wij op onze Website?

Op onze Website kunnen wij verschillende soorten cookies gebruiken, o.a.: cookies die uw voorkeurstaal bewaren; veiligheidscookies; cookies die uw registratie- of logingegevens bewaren; cookies die bepaalde voorkeuren bewaren (vb. i.v.m. ontvangen van lokalisering van regio); cookies die bepaalde interesses bewaren; cookies gebruikt voor statistisch onderzoek om de vorm, inhoud of structuur van onze Website te optimaliseren of voor analyse van het surfgedrag of de herkomst van bezoekers, steeds op basis van anonieme gegevens (vb. Google Analytics cookies); tracking cookies die ons of partners in staat stellen om op basis van anonieme gegevens suggesties te sturen naar gebruikers; enz.

Hieronder vindt u een gedetailleerde lijst van cookies die wij op onze Website gebruiken:

Cookie: PHPSESSID (sessie cookie)
Beschrijving: Type: essentiële cookie; Doel: deze cookie laat communicatie toe tussen webserver en browser en slaat tijdelijk informatie van je sessie op. Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat je een formulier niet helemaal opnieuw moet invullen wanneer je de pagina herlaadt of een fout maakt
Bewaartermijn: sessie

Cookie: GA (Google Analytics)
Beschrijving: Type: analytische cookie; Doel: unieke gebruikers en sessies van elkaar onderscheiden
Bewaartermijn: 2 jaar